Von der Selbstimplementierung von HubSpot bis zur Optimierung von CRM und Sales Hub

Mollie implementierte HubSpot CRM ursprünglich im Jahr 2017, aber als Mollie skalierte und organisatorische und betriebliche Änderungen innerhalb des Unternehmens schnell erfolgen mussten, verschwamm das Gesamtbild von HubSpot CRM als ganzheitliches System. Dies führte zu Daten- und Prozessproblemen innerhalb ihres HubSpot-Portals. In Folge war das Vertriebsteam nicht in der Lage, den Fortschritt ihrer Geschäfte zu verfolgen, Vertriebsaktivitäten zu automatisieren und zu organisieren und HubSpot effizient zu nutzen.

Eine Zeit lang funktionierten HubSpot CRM und Sales Hub gut, aber da Mollie das Tool im Laufe der Jahre nicht regelmäßig überarbeitet und weiterentwickelt hatte, begannen die Dinge schief zu laufen. Infolgedessen wurden Vertriebsdaten in getrennten Systemen gespeichert. Und als Mollie von nur einigen auf mehr als 50 Vertriebsmitarbeiter anwuchs, sah sich das Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Datensätze konfrontiert. Die alte Methode der Nachverfolgung von Geschäften – ob in einer Excel-Tabelle oder in gemeinsam genutzten GoogleDokumenten – hat dem Geschäft aktiv geschadet

Hoang Pham, Head of Growth bei Mollie: „Wir mussten ständig zwischen den verschiedenen Stellen, an denen unsere Daten gespeichert waren, hin und her springen. Das war mühsam und verlangsamte unser Vertriebsteam. Wir haben nur einige Verwaltungsaufgaben in HubSpot erledigt. Uns wurde klar, dass HubSpot von unseren Vertriebsteams nicht optimal genutzt wurde und wir uns nicht voll auf HubSpot eingelassen hatten.“

Das HubSpot-Portal von Mollie wies erhebliche Probleme mit der Datenintegrität, Organisation und Automatisierung auf. Aufgrund dieser Probleme konnten weder die Marketing- noch die Vertriebsabteilung HubSpot effektiv nutzen. Es war an der Zeit, entweder weiterzuziehen oder etwas zu verändern.

Anstatt die Kosten und den Zeitaufwand für die Umstellung auf ein neues CRM auf sich zu nehmen, beschloss Mollie, die Möglichkeiten von HubSpot auszuschöpfen, die Fähigkeiten des Tools auszureizen und sich – vor allem – auf den Prozess zu konzentrieren. Denn schließlich hat auch die Technik ihre Grenzen. Die richtigen Prozesse entscheiden über den ROI.

Hoang: „Wir wussten, dass wir dieses Mal Hilfe brauchen würden, um es richtig zu machen. Ich habe Erfahrung mit CRM-Systemen, aber natürlich bin ich kein Experte für die Softwareimplementierung. Also haben wir uns an HubSpot gewandt und gefragt, wer uns bei diesem Projekt helfen könnte. Dank der Empfehlung von HubSpot konnten wir Webs einsetzen, um all unsere CRM-Knoten zu sortieren.“

Als Mollie zusammen mit Webs ihr HubSpot-Portal erkundete, stellten sie fest, dass die meisten Probleme auf das Fehlen eines standardisierten Prozesses zurückzuführen waren. Sobald dieses Kernproblem isoliert war, begannen sie, die Organisation des HubSpot CRM zu verbessern:

HubSpot-Datenbereinigung

Der erste Schritt bestand darin, die Lebenszyklusphase, die Businessphase und den Zustand unserer Datensätze zu überprüfen, indem wir verschiedene Fragen stellten, wie z. B.: „Sind die Daten aktuell, relevant und nützlich?“, „Welche Daten sind es wert, behalten zu werden, und welche sollten wir eliminieren?“ Ein logischer erster Schritt für Mollie, da eine unordentliche und inkonsistente Datenbank sich negativ auf die Produktivität von Marketing und Vertrieb auswirken könnte.

Prozessplan

Sobald die Datenbereinigung abgeschlossen war, konzentrierte sich Mollie darauf, einen idealen Prozessplan zu entwerfen, um ein klares Verständnis davon zu bekommen, wie der Marketing- und Vertriebsprozess innerhalb des HubSpot-Portals aussehen sollte.

Hoang: „Der Plan hat mir die Augen geöffnet. Er hat mir geholfen zu verstehen, wie das CRM-System mit unserem Sales Hub und Marketing Hub-Prozess zusammenhängt. Außerdem hat er uns geholfen, bestimmte Vertriebsschritte zu vereinfachen.“

Nach der Prozesszuordnung konzentrierte sich Mollie darauf, den Prozess in HubSpot zu implementieren. Das erforderte das Ausmisten von falschen Auslösern, doppelten Settings und ungenutzten Workflows und Listen, die sich über Jahre hinweg angesammelt hatten.